Oulun kaupungissa tulee vireille yli 5 000 käsiteltävää asiaa vuodessa. Kirjaamisella todistetaan, että asiakirjat ovat saapuneet ja varmistetaan yksilöiden ja yhteisöjen oikeusturva (Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 1030/1999). Saapuvien ja lähtevien asiakirjojen seurantaa varten Oulun kaupungilla on käytössä KuntaToimisto-asiahallintajärjestelmä.

Oulun kaupungin kirjaamotoiminta on keskitetty Oulun Konttoriin. Hallintokunnat voivat ohjata saapuvan postinsa (mm. rekrytointien yhteyksissä) kirjaamoon ilmoittamalla hakemusten ja muiden asiakirjojen palautusosoitteeksi Oulun kaupungin kirjaamon osoitteen.

Kirjaamon tehtäviin kuuluvat:

• Saapuvan postin kirjaaminen.
• Asiakirjojen skannaus KuntaToimistoon sähköiseen muotoon.
• Virastoilta ja laitoksilta pyydettävien lausuntopyyntöjen seuranta ja niiden yhteenvedot.
• Yhteenvedot vuosittaisista kuntalais- ja valtuustoaloitteista.
• Tarjousmenettelyyn liittyvien asiakirjojen vastaanottaminen ja merkitseminen.
• Virka- ja toimihakemusten vastaanottaminen ja merkitseminen.
• Raportoinnit asioiden kirjauksista hallintokuntiin.
• Käsittelykansioiden arkistointi

Yhteystiedot